Основы современных компьютерных технологий
         

Автозамена и автозаполнение содержимого ячеек


Автозамена содержимого ячеек предназначена для исправления орфографических ошибок непосредственно при вводе, а также для ускорения ввода часто используемых фрагментов текста. Например, если пользователь вместо слова "Время" часто по невнимательности вводит "Врмея", то использование автозамены приводит к автоматическому исправлению ошибки. Можно задать также, чтобы Excel интерпретировал последовательность символов (например, "л/с"), как целое предложение (например, "личный состав 256 учебной группы") и всякий раз при вводе указанной последовательности символов выполнял соответствующую замену.

Для задания параметров автозамены необходимо выполнить команду Автозамена (AutoCorrect) меню Сервис (Tools). В поле Заменить: (Replace:) открывшегося диалогового окна набирается строка, подлежащая замене, а в поле На: (With:) - строка, которая будет ее заменять. После нажатия кнопки Добавить (Add) имеющийся список автозамены будет дополнен набранной строкой. Для включения механизма автозамены необходимо в этом окне установить флажок Заменять при вводе (Replace As You Type).

162

В отличие от автозамены, автозаполнение имеет целью быстрое заполнение нескольких ячеек одинаковым начальным значением или несколькими разными значениями из заранее созданных (существующих) рядов данных.

Для пояснения процесса автозаполнеппя ячеек выполним следующую последовательность действий:

  • Введем нужное значение в ячейку, например: "ПОНЕДЕЛЬНИК".

  • Поместим указатель мыши на маркер заполнения этой ячейки (см. п. 12.2). Указатель мыши примет форму крестика.

  • Перетащим указатель мыши через заполняемые ячейки вправо или вниз. Если содержимое активной ячейки воспринимается программой как начальное значение ряда данных (например, существует заранее созданный ряд: "Понедельник, Вторник... Воскресенье"), то ячейки будут заполнены значениями этого ряда данных ("Понедельник, Вторник... Воскресенье" ). Чтобы отключить заполнение ячеек значениями ряда, необходимо при перетаскивании указателя мыши нажать клавишу .


    • Ряды данных, используемые при автозаполнении ячеек, делят на встроенные и пользовательские. Пользовательские ряды, в отличие от встроенных, можно удалять пли изменять после их создания. Такие ряды могут содержать не более 2000 символов. Отдельный элемент ряда не может превышать 80 символов.

    Для создания пользовательского ряда существуют несколько способов. Суть одного из них состоит в следующем:

  • Выполнить команду Параметры (Options) меню Сервис (Tools). В открывшемся диалоговом окне выбрать вкладку Списки (Custom Lists). В одноименном поле вкладки будут представлены имена всех имеющихся рядов данных.


  • Выбрать элемент Новый список (New List).


  • В поле Элементы списка (List Entries) ввести отдельные значения создаваемого ряда данных, разделяя их запятой или .


  • Нажать кнопку Добавить (Add).


    • Другой способ создания пользовательского ряда состоит в предварительном выделении в таблице диапазона ячеек, содержимое которых будет использовано в качестве элементов ряда. После этого выполняется команда Параметры (Options) меню Сервис (Tools). В появившемся диалоговом окне выбирается вкладка Списки (Custom Lists). В поле Импорт списка из ячеек (Import List from Cells) этой вкладки будет указана ссылка на выделенный диапазон ячеек. Для создания ряда достаточно нажать кнопку Импорт (Import).



    Часто используется следующий способ автозаполнения ячеек:

  • Начальное значение ряда вводится в нужную ячейку.


  • Выделяется заполняемый диапазон ячеек, в котором ячейка с начальным значением является первой.


  • Выбирается команда Заполнить \ Прогрессия (Fill \ Series) меню Правка (Edit).


  • В появившемся диалоговом окне Прогрессия (Series) задаются параметры создаваемого ряда данных:


  • при выборе типа прогрессии Арифметическая (Linear) к содержимому предыдущей ячейки добавляется значение, указанное в поле Шаг (Step Value). Полученный результат записывается в следующую ячейку;


    • 163

  • аналогично задается Геометрическая (Growth) прогрессия;


  • выбор типа прогрессии Автозаполнение (AutoFill) приводит к заполнению ячеек выделенного диапазона содержимым ячейки с начальным значением;




  • тип прогрессии Даты (Date) предназначен для создания ряда, в котором шаг используется из группы Единицы (Date Unit) диалогового окна;


  • если в поле Предельное значение (Stop Value) диалогового окна вводится значение последнего учитываемого члена ряда, то диапазон ячеек предварительно не выделяется. В ячейке таблицы указывается первый член ряда, а в поле Шаг (Step Value) диалогового окна - шаг изменения значений элементов ряда.


    • Замечания.

  • При перетаскивании маркера заполнения ячейки, содержащей начальное значение ряда, влево или вверх автозаполнение ячеек осуществляется в сторону уменьшения значений (для рассмотренного примера "Понедельник, Воскресенье, Суббота... Вторник" и т.д.).


  • Автозаполнение ячеек значениями определенного ряда данных с помощью мыши возможно в случае, если на вкладке Правка (Edit) диалогового окна Параметры (Options) установлен флажок Разрешить перетаскивание ячеек (Allow Cell Drap and Drop).


  • Если предварительно выделить несколько соседних ячеек, каждая из которых содержит начальное значение из различных рядов данных, то перетаскивание маркера для выделенной области приводит к автозаполнению ячеек из нескольких рядов одновременно.


  • Если в ячейке указано числовое значение, которое не воспринимается Excel автоматически как начальное значение ряда данных (например, число 53), то перетаскивание маркера заполнения с нажатой клавишей приводит к автозаполнению ячеек с использованием арифметической прогрессии с шагом 1 (для рассматриваемого примера: 54, 55 и т.д.).


  • При вводе текстовой информации в текущую ячейку Excel автоматически производит сравнение введенных символов с имеющимися строковыми данными в ячейках текущего столбца. При совпадении первых введенных в ячейку букв с имеющейся последовательностью в нее автоматически подставляется вся строка. Такой процесс подстановки называется автовводом. Все ранее введённые текстовые значения ячеек текущего столбца можно выдать в виде упорядоченного по алфавиту списка. Для этого необходимо выполнить команду Выбрать из списка контекстного меню соответствующей ячейки.Нужный элемент списка выбирается щелчком мыши. Использование автоввода задаётся установкой флажка Автозаполнение значений ячеек (Enable AutoComplete for Cell Values) на вкладке Правка (Edit) диалогового окна Параметры (Options).


    • 164

    162 :: 163 :: 164 :: Содержание


    Содержание раздела