Сохранение документа

Обязательным этаном завершающей стадии работы с документом является его сохранение в файле. Настройка параметров сохранения документов выполняется на вкладке Сохранение (Save) диалогового окна Параметры (Options), вызываемого командой Параметры (Options) меню Сервис (Tools). Для сохранения файла документа под тем же именем достаточно задать команду Сохранить (Save) меню Файл (File) или нажать одноименную кнопку напели инструментов Форматирование (Formatting). Дополнительные возможности по изменению имени файла и/или формата файла при сохранении документа предоставляет команда Сохранить как... (Save As...) меню Файл (File), открывающая диалоговое окно Сохранение документа (Save As). Здесь можно указать местоположение, имя и тип сохраняемого файла документа.

Пример. Сохранение документа под новым именем.

Откроем диалоговое окно Сохранение документа (Save As).

В поле Имя файла: (File name:) зададим или выберем из списка имя файла для сохранения документа и нажмем кнопку Сохранить (Save).

В результате документ будет сохранен в файле с заданным именем и расширением DOC (в формате документа Word 7.0). Замечания.

Диалоговое окно Сохранение документа (Save As) появляется при первом сохранении вновь созданного документа с помощью команды Сохранить (Save) или одноименной кнопки панели инструментов Стандартная (Standard).

С помощью кнопки Параметры... (Options...) вызывается вкладка Сохранение (Save) диалогового окна Параметры (Options). С ее помощью можно выполнить настройку параметров сохранения файла документа.

Word позволяет выполнить сохранение документа для последующей обработки другими приложениями. Для этого необходимо выполнить следующие действия: задав команду Сохранить как... (Save As...) меню Файл (File), открыть диалоговое окно Сохранение документа (Save As); в поле Тип файла: (Save as type:) выбрать из списка тип файла, соответствующий планируемому для последующей обработки файла документа приложению и нажать кнопку Сохранить (Save).

Для последующей обработки файла документа в среде DOS подойдет значение Текст DOS с разбиением на строки (MS DOS Text with Line Breaks) или Текст DOS (MS DOS Text).
При этом значительная часть форматирования, направленная на придание выразительности документу, будет утеряна. Своеобразным стандартом для обмена между различными приложениями служит богатый текстовый формат. Ему соответствует значение Текст в формате RTF (Rich Text Format). .Этот формат позволяет сохранить форматирование документов, но требует большого объема дисковой памяти (примерно вдвое большего, чем в случае формата документов Word).

113

В среде Word можно установить режим автоматического сохранения документов. Для этого нужно, выполнив команду Параметры... (Options) меню Сервис (Tools), открыть диалоговое окно Параметры (Options) и на вкладке Сохранение (Save) установить флажок Автосохранение каждые: (Automatic Save Every:) и в поле справа задать число, определяющее длительность интервала в минутах между автоматическим сохранением всех открытых документов.

Задание автоматического сохранения документов является полезным средством сохранения проделанной работы в случае возникновения сбоев и отказов в работе аппаратно-программных средств. Не следует устанавливать короткий интервал между моментами автоматического сохранения документов, так как в противном случае работа над документами будет заметно замедляться.

Можно установить также режим быстрого сохранения документов. Для этого нужно, выполнив команду Параметры.. .(Options...) меню Сервис (Tools), открыть диалоговое окно Параметры (Options) и на вкладке Сохранение (Save) установить флажок Разрешить быстрое сохранение (Allow Fast Saves).

В рассматриваемом режиме сохранение выполняется быстрее за счет того, что сохраняются только вносимые изменения. Однако при этом расходуется больше дискового пространства, чем при полном сохранении. Сохранять документ полностью рекомендуется: после внесения окончательных изменений; перед началом операций, требующих большого расходования памяти, таких как построение предметного указателя и поиск текста; перед преобразованием файла документа в другой формат.

Содержание раздела